Pernahkah anda mendapati diri anda mempunyai senarai perkara yang perlu dilakukan untuk satu hari yang semuanya ditandakan sebagai ‘urgent’? Atau mungkin anda mempunyai senarai tugasan yang tidak berkesudahan dan tidak pasti yang mana satu perlu dilakukan dahulu.
Jika anda berasa situasi ini berkait dengan anda, jangan risau, kami ada berita baik untuk anda—ada cara untuk bukan sahaja mengetahui mana satu yang perlu diutamakan tetapi juga meningkatkan tahap produktiviti anda.
Ada yang mengatakan ini mengenai pengurusan masa yang lebih baik, manakala yang lain mengatakan kuncinya terletak pada Matriks Eisenhower. Tetapi apakah kaedah Matriks Eisenhower dan bagaimana ia berkaitan dengan meningkatkan produktiviti?
Apa itu Matriks Eisenhower?
Matriks Eisenhower adalah satu konsep yang dinamakan sempena Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika Syarikat ke-34. Eisenhower terkenal dengan produktiviti dan kebolehan pengurusan yang luar biasa. Sepanjang tempoh presiden beliau, Eisenhower meraih pencapaian penting termasuk memulakan pembinaan Sistem Lebuhraya Antara Negeri, menubuhkan NASA, menandatangani undang-undang hak sivil yang penting, mengakhiri Perang Korea, dan memasukkan Alaska dan Hawaii ke dalam kesatuan, sambil menguruskan ketegangan semasa Perang Dingin.
Salah satu sebab terhadap sumbangan Eisenhower kepada negaranya ialah pemahamannya tentang perbezaan antara tugas yang mendesak dan yang penting. Dia terkenal dengan memetik kata-kata seroang presiden universiti yang tidak dinamakan dalam ucapan pada 1954, menyatakan "Saya mempunyai dua jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak.” Idea ini meletakkan asas untuk apa yang kemudiannya dikenali sebagai Matriks Eisenhower (atau Matriks Penting-Segera).
Stephen Covey, penulis "The 7 Habits of Highly Effective People," kemudiannya mempopularkan istilah Matriks Eisenhower - satu alat yang mudah namun sistematik untuk mengutamakan tugas berdasarkan kesegeraan dan kepentingannya. Pendekatan strategik ini memerlukan tugas atau aktiviti dikategorikan ke dalam empat sukuan, untuk membolehkan pengurusan masa, kecekapan, dan produktiviti yang lebih baik.
Apakah 4 sukuan bagi Matriks Eisenhower?
Matriks Eisenhower membahagikan tugas kepada empat kategori:
Sukuan 1 - Mendesak dan Penting (Lakukan Dahulu):
Tugasan dalam sukuan ini memerlukan perhatian segera dan mempunyai akibat yang ketara jika tidak diselesaikan. Ini biasanya merangkumi tugas dengan tarikh akhir yang mendesak, permintaan mendadak yang mendesak, atau kecemasan.
Namun, penting untuk diperhatikan bahawa Covey memberi amaran bahawa menghabiskan terlalu banyak masa dalam sukuan ini boleh meningkatkan tekanan dan keletihan. Menangani krisis yang mendesak secara berterusan boleh mencepatkan pengurangan motivasi dan tenaga anda, yang berpotensi membawa kepada kebergantungan kepada gangguan tidak produktif yang sepatutnya berada dalam sukuan 4.
Sukuan 2 - Penting, tetapi Tidak Mendesak (Dijadualkan)
Sukuan ini merangkumi tugas yang penting untuk kejayaan jangka panjang tetapi tidak memerlukan tindakan segera. Aktiviti atau tugas ini perlu dijadualkan dan diprioritasikan segera untuk mengelakkan mereka daripada menjadi isu mendesak di masa hadapan. Contohnya termasuk perancangan strategik atau aktiviti pembangunan diri.
Covey menekankan bahawa sukuan ini dalam Matriks Eisenhower adalah titik manis pengurusan masa; ini bermaksud anda bukan hanya bertindak balas terhadap kehidupan yang berlaku, tetapi sebaliknya, anda merancang dan mempersiapkan masa depan dengan teliti, menyediakan landasan untuk pertumbuhan peribadi dan profesional. Dengan memberi perhatian kepada tugas dalam sukuan ini secara konsisten, anda mengurangkan bilangan tugas yang masuk ke sukuan pertama dari masa ke masa.
Sukuan 3 - Mendesak, tetapi Tidak Penting (Agihkan)
Tugas dalam sukuan ini memerlukan perhatian segera tetapi tidak penting untuk matlamat atau keutamaan jangka panjang. Tugas-tugas dalam kuadran ini sering berdasarkan jangkaan yang ditetapkan oleh orang lain.
Covey mencadangkan bahawa bila mungkin, serahkan tugas-tugas ini kepada orang lain atau automasikannya. Contohnya, tugas-tugas rutin pentadbiran atau permintaan kecil daripada rakan sekerja. Jika anda tidak boleh menyerahkan atau mengautomasikan tugas-tugas ini, cuba untuk memastikan mereka tidak mengganggu rancangan harian anda:
- Matikan notifikasi pada telefon dan komputer anda semasa bekerja
- Jelas dengan orang lain tentang berapa banyak masa yang anda boleh habiskan untuk tugas tertentu
- Rundingkan beban kerja anda dengan bos anda
- Amalkan mengatakan tidak
Sukuan 4 - Tidak Mendesak dan Tidak Penting (Hapuskan)
Sukuan ini merangkumi tugas yang tidak mendesak dan tidak penting serta biasanya merupakan gangguan atau pembaziran masa. Mereka tidak selaras atau menyumbang kepada matlamat anda, dan oleh itu, mereka perlu dihapuskan atau dikurangkan. Contohnya, melayari media sosial secara berlebihan atau mesyuarat yang tidak perlu.
Namun, ini tidak bermaksud masa rehat tidak pernah dibenarkan. Semua orang memerlukan masa rehat, tetapi penting untuk menghabiskannya dengan bijak. Satu kajian dalam Journal of Applied Psychology mendapati bahawa pekerja yang terlibat dalam aktiviti penguasaan diri, seperti kerja sukarela dan senaman, lebih bermotivasi pada keesokan harinya.
Menariknya, pekerja yang memilih aktiviti untuk mengelakkan masalah mereka, seperti menonton TV secara berlebihan, merasakan peningkatan positif sementara pada hari berikutnya. Namun, apabila mereka terus bergantung kepada gangguan ini, mood dan motivasi mereka menurun sepanjang minggu yang akan datang. Oleh itu, kesederhanaan dalam mencari gangguan adalah baik, tetapi bergantung kepadanya secara berterusan boleh mengurangkan kepuasan kerja keseluruhan.
Luangkan masa sejenak untuk merenung senarai tugas anda sendiri. Berapa banyak tugas anda yang dikategorikan ke dalam setiap sukuan?
Mengapa Matriks Eisenhower Penting?
Dengan memperincikan tugas anda kepada empat kategori atau sukuan yang jelas ini, kaedah Matriks Eisenhower membantu anda mengenal pasti dengan cepat apa yang memerlukan perhatian segera dan apa yang tidak. Selain itu, terdapat beberapa manfaat lain yang boleh diperoleh dari menggunakan alat ini:
- Mengurangkan tahap tekanan: Apabila anda tahu apa yang perlu difokuskan dan apa yang perlu ditinggalkan, anda akan merasa lebih terkawal dan kurang terlalu dibanjiri. Matriks Eisenhower membantu anda mengenal pasti dan menghapuskan tugas-tugas yang bernilai rendah, mengurangkan kekacauan mental yang menyebabkan tahap tekanan yang lebih tinggi.
- Keseimbangan hidup-kerja yang lebih baik: Dengan memprihatinkan tugas berdasarkan kepentingan dan kesegeraan mereka, anda akan mempunyai gambaran yang lebih jelas tentang apa yang boleh diuruskan pada hari lain dan membahagikan masa untuk aktiviti selepas bekerja yang menyokong kesejahteraan anda. Ini mungkin bermaksud lebih banyak masa untuk keluarga, hobi, atau sekadar berehat tanpa rasa bersalah tentang tugas-tugas yang akan datang.
- Meningkatkan Eifisiensi: Menumpukan kepada tugas-tugas yang mendesak dan penting juga memastikan anda tidak mensia-siakan masa pada aktiviti yang tidak menyumbang kepada matlamat atau keutamaan jangka panjang.
- Membuat keputusan dengan lebih baik: Kajian menunjukkan bahawa membuat terlalu banyak keputusan boleh menyebabkan 'kepenatan membuat keputusan', merosakkan keupayaan kita untuk membuat pilihan yang baik. Dengan menggunakan kaedah Matriks Eisenhower, anda mengurangkan bilangan keputusan yang remeh, menyimpan tenaga mental anda untuk tugas yang lebih penting.
Cara Menggunakan Matriks Eisenhower
Menggunakan kaedah Eisenhower Matrix adalah agak mudah, dan anda boleh menggunakannya untuk projek kerja anda atau pun tugas harian anda!
- Senaraikan semua tugas anda: Mulakan dengan menulis semua perkara yang perlu anda lakukan. Jangan risau tentang kategori buat masa ini - hanya tulis semua tugasan dari fikiran anda ke atas kertas. Anda juga boleh lakukan ini di telefon atau komputer riba anda!
- Kategorikan setiap tugas: Sekarang, lihat setiap tugas dan masukkan ke dalam salah satu dari empat sukuan berdasarkan kesegeraan dan kepentingannya. Kuncinya adalah jujur dengan diri sendiri tentang di mana anda percaya mereka sepatutnya diletakkan!
- Utamakan dan rancang: Laksanakan tugas-tugas dalam sukuan pertama dengan segera. Jadualkan masa yang ditetapkan dalam kalendar anda untuk sukuan kedua. Serahkan tugas-tugas dalam sukuan ketiga dan lepaskan yang dalam sukuan keempat.
- Semak secara berkala: Apabila keutamaan dan tugasan baru datang, penting untuk menyemak dan mengemas kini senarai tugas anda secara berkala. Untuk kekal di atas keutamaan anda, sentiasa semak dan kemas kini sukuan anda dalam Matriks Eisenhower.
Apakah tiga keutamaan anda untuk minggu ini? Tuliskan dan lihat di mana ia sesuai dalam Matriks Eisenhower.
Tips untuk Memaksimumkan Penggunaan Matriks Eisenhower
- Bersikap realistik: Tidak semua tugas bersifat segera dan penting. Memprioritasikan secara realistik membantu anda menumpukan tenaga dan masa pada apa yang benar-benar penting.
- Agih tugas dengan bijak: Jika boleh, percayakan orang lain dengan tugas-tugas anda. Menyerahkan tugas membebaskan masa anda untuk aktiviti yang lebih kritikal, sambil memastikan kerja tetap selesai.
- Elakkan perfeksionisme: Fokus pada kemajuan, bukan kesempurnaan. Menyelesaikan tugas dengan berkesan adalah lebih baik daripada berusaha untuk pelaksanaan yang sempurna.
Kesimpulan
Dengan menggunakan Matriks Eisenhower, anda dapat mengawal masa anda dengan lebih baik, mengurangkan tekanan, dan meningkatkan produktiviti anda. Ia bukan tentang melakukan lebih banyak perkara; ia tentang memastikan anda menghabiskan masa anda pada apa yang benar-benar penting dan membawa anda lebih dekat kepada matlamat anda.
Sedia untuk mengubah tahap produktiviti anda? Terokai Program Produktiviti, Naluri, yang direka untuk dilakukan mengikut keselesaan anda sendiri. Pelajari strategi utama untuk menguruskan masa anda dengan berkesan, kekal fokus, memprioritaskan tugas dengan lebih baik, dan menyediakan ruang kerja anda untuk produktiviti maksimum.Jika anda memerlukan panduan lanjut tentang meningkatkan produktiviti kerja dan pengurusan masa, Jurulatih Eksekutif Naluri sedia untuk sesi konsultasi 1 dengan 1 untuk sokongan peribadi.