วิธีแยกความแตกต่างระหว่าง ‘เร่งด่วน’ กับ ‘สำคัญ’[1] ในการทำงาน

เคยมีรายการสิ่งที่ต้องทำที่ทุกๆ งานเขียนว่าด่วนไหม? หรือรายการสิ่งที่ต้องทำยาวแบบไม่มีที่สิ้นสุด จนคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มตรงไหนดี

ถ้าเหตุการณ์นี้เคยเกิดกับคุณ ไม่ต้องกังวล - มีวิธีที่ทั้งช่วยให้รู้ได้ว่างานไหนควรจะมาก่อน และยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้คุณได้ด้วย

บางคนบอกว่าประเด็นคือการจัดการเวลาให้ดีขึ้น แต่คนอื่นๆ ก็บอกว่ากุญแจในการไขปัญนี้คือวิธีจัดการเวลาแบบ Eisenhower แต่มันคืออะไรและเกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างไรกันนะ

การจัดการเวลาแบบ Eisenhower คืออะไร

การจัดการเวลาแบบ Eisenhower เป็นแนวคิดที่ตั้งชื่อตาม Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา ซึ่งมีชื่อเสียงในด้านประสิทธิภาพในการทำงานและการจัดการองค์กรที่ยอดเยี่ยม โดยตลอดระยะเวลาที่ดำรงตำแหน่งประธานาธิบดี Eisenhower ได้ทำสิ่งสำคัญหลายอย่าง เช่น ริเริ่มก่อสร้างระบบทางหลวงระหว่างรัฐ ก่อตั้ง NASA ลงนามในกฎหมายสิทธิมนุษยชน ยุติสงครามเกาหลี และรับอลาสก้าและฮาวายเข้าสู่สหภาพ โดยทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในขณะที่ Eisenhower ต้องจัดการกับความตึงเครียดในช่วงสงครามเย็นด้วย

หนึ่งในสาเหตุที่ Eisenhower สามารถทำประโยชน์ให้กับประเทศได้มาก คือความเข้าใจในข้อแตกต่างระหว่างงานที่เร่งด่วนและงานที่สำคัญ เขาอ้างคำพูดของประธานมหาวิทยาลัยไม่ระบุชื่อแห่งหนึ่งในสุนทรพจน์ปี 1954 ว่า “ผมมีปัญหาอยู่สองแบบ แบบเร่งด่วนและแบบสำคัญ งานที่เร่งด่วนไม่สำคัญ และงานที่สำคัญก็ไม่เคยเร่งด่วน” แนวคิดนี้เป็นพื้นฐานของสิ่งที่ต่อมาถูกเรียกว่าวิธีจัดการเวลาแบบ Eisenhower (หรือ วิธีจัดการเวลาแบบเร่งด่วน-สำคัญ)

Stephen Covey ผู้เขียนหนังสือ "7 อุปนิสัย สำหรับผู้ทรงประสิทธิผลยิ่ง" ได้ทำให้วิธีการจัดการเวลาแบบ Eisenhower เป็นที่นิยม การจัดการแบบ Eisenhower เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่เป็นระบบแบบแผน ใช้สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ วิธีการนี้ต้องจัดให้งานหรือกิจกรรมให้หมวดหมู่  เพื่อการจัดการเวลาที่ดีขึ้น มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น โดยแบ่งออกเป็น 4 ส่วน

งาน 4 ส่วนของวิธีจัดการแบบ Eisenhower มีอะไรบ้าง 

วิธีจัดการแบบ Eisenhower แบ่งงานออกเป็นสี่ส่วน:

ส่วนที่ 1 - เร่งด่วนและสำคัญ (ทำเป็นอย่างแรก):

งานในส่วนที่ 1 นี้ต้องได้รับการจัดการทันที และจะเกิดปัญหาใหญ่ถ้าทำไม่เสร็จ ส่วนมากจะเป็นงานที่กำลังจะถึงเวลาส่ง งานที่ถูกขอให้ช่วยด่วน หรืองานฉุกเฉิน แต่ Covey ก็เตือนว่าถ้าใช้เวลามากเกินไปในกลุ่มนี้ อาจเกิดความเครียดและภาวะหมดไฟได้ การจัดการกับวิกฤตเร่งด่วนอย่างต่อเนื่องอาจทำให้แรงจูงใจและพลังงานของคุณหมดอย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจนำไปสู่การเบี่ยงเบนความสนใจที่ไม่มีประโยชน์ในส่วนที่ 4 ที่จะพูดถึงต่อไป

ส่วนที่ 2 - สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (กำหนดเวลา)

งานในส่วนนี้คืองานที่สำคัญต่อความสำเร็จในระยะยาว แต่ไม่จำเป็นต้องทำทันที กิจกรรมหรืองานเหล่านี้ควรถูกกำหนดเวลาและให้ความสำคัญเร็วๆ นี้ เพื่อป้องกันไม่ให้มันกลายเป็นปัญหาเร่งด่วนในอนาคต เช่น การวางแผนงาน หรือกิจกรรมพัฒนาตนเอง

Covey เน้นว่างานส่วนนี้ของวิธีจัดการแบบ Eisenhower เป็นจุดที่พอดีของการจัดการเวลา หมายความว่าคุณไม่ได้เพียงแค่มีปฏิกริยากับเรื่องในชีวิต ณ ตอนที่มันเกิดขึ้น แต่คุณกำลังวางแผนและเตรียมตัวอย่างรอบคอบสำหรับอนาคต เพื่อสร้างเส้นทางสำหรับการเติบโตทั้งในด้านการงานและส่วนตัว การจัดการดูแลงานในส่วนนี้อย่างต่อเนื่องจะช่วยลดจำนวนงานที่เข้ามาในส่วนที่ 1 ในระยะยาว

ส่วนที่ 3 - เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (มอบหมาย)

งานในส่วนนี้ต้องได้รับการจัดการทันที แต่มันไม่สำคัญต่อเป้าหมายหรือสิ่งที่ต้องทำในระยะยาว และมักถูกตั้งขึ้นตามความต้องการของคนอื่น

Covey แนะนำว่าให้มอบหมายงานส่วนนี้ให้คนอื่น หรือทำให้งานเสร็จได้ด้วยตัวเองทุกครั้งที่เป็นไปได้ เช่น งานเอกสารประจำหรืออะไรเล็กๆ น้อยๆ ที่เพื่อนร่วมงานขอความช่วยเหลือ ถ้าคุณไม่สามารถมอบหมายให้คนอื่นหรือตั้งให้เสร็จอัตโนมัติได้ พยายามอย่าให้งานพวกนี้มาขัดแผนการแต่ละวันของคุณ:

•   ปิดการแจ้งเตือนบนโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ในขณะทำงาน
•   บอกคนอื่นอย่างชัดเจนว่าคุณมีเวลาเท่าไหร่ในการทำงานนั้นๆ 
•   ต่อรองภาระงานของคุณกับหัวหน้า
•   ฝึกการปฏิเสธ

ส่วนที่ 4 - ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (ตัดทิ้ง)

ส่วนนี้เป็นงานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ มักทำให้เสียเวลาและเป็นสิ่งรบกวนที่ไม่สอดคล้องหรือเกี่ยวข้องกับเป้าหมายของคุณ ดังนั้นงานกลุ่มนี้จึงต้องถูกตัดทิ้งหรือลด เช่น การเล่นโซเชียลมีเดียมากเกินไป หรือประชุมที่ไม่จำเป็น

แต่ไม่ได้หมายความว่าไม่สามารถมีเวลาพักได้เลย ทุกคนต้องการเวลาพัก แต่สำคัญคือต้องใช้เวลาอย่างมีสติ การวิจัยที่ตีพิมพ์ใน Journal of Applied Psychology แสดงว่าพนักงานที่เข้าร่วมกิจกรรมที่เพิ่มทักษะส่วนตัว เช่น จิตอาสาและออกกำลังกาย จะรู้สึกมีแรงจูงใจมากขึ้นในวันถัดไป

ที่น่าสนใจคือ พนักงานที่เลือกกิจกรรมหนีปัญหา เช่น การดูทีวีมากเกินไป อาจรู้สึกดีชั่วคราวในวันถัดไป แต่ถ้าหันไปหาสิ่งบันเทิงใจนี้อย่างต่อเนื่อง อารมณ์และแรงจูงใจของพวกเขากลับลดลงในสัปดาห์ถัดไป ดังนั้นการใช้เวลาพักผ่อนอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งดี แต่การพึ่งพามันจนเป็นนิสัยสามารถลดความพอใจในงานโดยรวมได้

ลองนึกถึงรายการสิ่งที่ต้องทำของตัวเองดูว่าคุณมีงานกี่อย่างในแต่ละส่วน

ทำไมวิธีจัดการแบบ Eisenhower จึงสำคัญ

วิธีการจัดการแบบ Eisenhower ที่แบ่งงานออกเป็นสี่ประเภทอย่างชัดเจนจะช่วยให้คุณสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่างานไหนต้องทำทันทีและงานไหนยังรอได้ นอกจากนี้ วิธีการนี้ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกด้วย:

•   ลดระดับความเครียด: เมื่อรู้แล้วว่างานไหนควรจะโฟกัสและงานไหนควรจะตัดทิ้ง คุณจะรู้สึกว่าควบคุมมันได้มากขึ้นและไม่รู้สึกทำอะไรไม่ถูก วิธีจัดการแบบ Eisenhower ช่วยให้รู้ว่างานไหนมีคุณค่าน้อยและควรถูกตัดทิ้ง ซึ่งจะลดความยุ่งเหยิงทางจิตใจที่ทำให้ความเครียดสูงขึ้น
•   มี work-life balance ที่ดีขึ้น: การจัดลำดับงานตามความสำคัญและความเร่งด่วนจะช่วยให้คุณเห็นอย่างชัดเจนว่างานไหนรอไปทำวันอื่นได้ และแบ่งเวลาสำหรับกิจกรรมหลังเลิกงานที่ทำให้คุณรู้สึกสดชื่น เช่น เวลาอยู่กับครอบครัว ทำงานอดิเรก หรือแค่พักผ่อนโดยไม่ต้องรู้สึกผิดว่ามีงานที่ยังไม่ได้ทำ
•   เพิ่มประสิทธิภาพ: การให้ความสำคัญกับงานที่เร่งด่วนและสำคัญจะทำให้คุณไม่เสียเวลาไปกับอะไรที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายหรือแผนการในระยะยาว
•   ตัดสินใจได้ดีขึ้น: ผลการวิจัยแสดงว่าการตัดสินใจมากเกินไปอาจทำให้เกิด 'ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ' ซึ่งทำให้เราสูญเสียความสามารถในการตัดสินใจ การใช้วิธีจัดการแบบ Eisenhower จะช่วยลดจำนวนครั้งในการตัดสินใจที่ไม่สำคัญ เก็บพลังใจของคุณเอาไว้สำหรับงานที่สำคัญกว่า

การใช้วิธีจัดการแบบ Eisenhower 

การใช้วิธีจัดการแบบ Eisenhower นั้นง่ายมาก สามารถใช้สำหรับโครงการงาน หรือแม้แต่กิจวัตรประจำวันของคุณ!

1. เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด: เริ่มด้วยการเขียนทุกอย่างที่คุณต้องทำ ไม่ต้องสนใจลำดับความสำคัญตอนนี้ แค่เอางานทั้งหมดออกจากหัวแล้วโยนลงบนกระดาษ สามารถใช้โทรศัพท์หรือแล็ปท็อปได้เหมือนกัน!
2. แบ่งประเภทของแต่ละงาน: ดูแต่ละงานและตัดสินใจว่างานนั้นอยู่ในส่วนที่เท่าไหร่ตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ที่สำคัญคือต้องซื่อสัตย์กับตัวเองว่าคิดว่างานนั้นควรอยู่ส่วนไหน!
3. จัดลำดับความสำคัญและวางแผน: จัดการงานในส่วนแรกทันที กำหนดเวลาในปฏิทินของคุณโดยเฉพาะสำหรับส่วนที่สอง มอบหมายงานในส่วนที่สาม และตัดงานในส่วนที่สี่ทิ้ง
4. ทบทวนรายการอยู่เสมอ: เมื่อมีงานและเรื่องสำคัญใหม่ๆ เข้ามา คุณต้องทบทวนและปรับปรุงรายการสิ่งที่ต้องทำอยู่เรื่อยๆ เพื่อให้จัดการงานได้อย่างทันเวลา ต้องทบทวนและปรับปรุงส่วนต่างๆ ของวิธีจัดการแบบ Eisenhower อย่างสม่ำเสมอเช่นกัน

อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดสามอย่างของคุณในสัปดาห์นี้? บันทึกไว้และดูว่าพวกมันอยู่ในส่วนไหนของวิธีจัดการแบบ Eisenhower

เคล็ดลับเพื่อประโยชน์สูงสุดจากวิธีจัดการแบบ Eisenhower

•   สมจริง: ไม่ใช่ทุกงานจะด่วนและสำคัญ การจัดลำดับความสำคัญอย่างสมจริงจะช่วยให้คุณโฟกัสพลังงานและเวลาไปกับกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ
•   มอบหมายงานอย่างเหมาะสม: มอบหมายงานให้คนอื่นได้ทุกครั้งที่ทำได้ การมอบหมายจะทำให้คุณมีเวลาสำหรับสิ่งที่สำคัญกว่าแต่ยังคงทำงานได้สำเร็จ
•   หลีกเลี่ยงความสมบูรณ์แบบ: โฟกัสที่ความก้าวหน้า ไม่ใช่ความเพอร์เฟกต์ การทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพดีกว่าการมุ่งหวังผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบ

สรุป

การใช้วิธีจัดการแบบ Eisenhower จะช่วยให้คุณควบคุมเวลาของตัวเองได้ดีขึ้น ลดความเครียด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ไม่ใช่แค่เพื่อให้ทำได้หลายอย่างขึ้น แต่เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาไปกับสิ่งที่มีความหมายที่จะพาคุณเข้าใกล้เป้าหมายของคุณมากขึ้น

พร้อมที่จะยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือยัง ลองใช้โปรแกรมเสริมประสิทธิภาพของนัลลูรี่ถูกออกแบบมาให้เรียนได้ตามความเร็วที่ถนัด เรียนรู้เทคนิคสำคัญเพื่อจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ มีสมาธิ จัดลำดับความสำคัญของงาน และจัดสถานที่ทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดหากต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการจัดการเวลา โค้ชบริหารของนัลลูรี่ก็พร้อมให้คำปรึกษาแบบ 1 ต่อ 1 เพื่อการสนับสนุนที่เป็นส่วนตัว